Trasloco aziendale: ecco come organizzarsi al meglio

Così come il trasloco di un’abitazione anche quello di un ufficio costituisce una discreta fonte di stress e necessita di un’elevata dose di programmazione.

Forse meno traumatico dal punto di vista emotivo rispetto al trasloco domestico, il trasloco aziendale è sicuramente più impegnativo da un punto di vista di organizzativo e gestionale.

Il fatto di coinvolgere più persone, di dover subordinare il trasloco alle esigenze produttive, la necessità che tutto si svolga nel più breve tempo possibile, ripristinando le postazioni di lavoro pressoché all’istante, la maggior quantità di mobili e oggetti da movimentare, la presenza di computer e materiale ad alto valore tecnologico fa sì che il trasloco di un ufficio sia un’attività molto complessa e delicata.

La chiave di tutto è una programmazione meticolosa che permetta di avere sotto controllo ogni aspetto coinvolto nel trasloco.

Palamini Traslochi, azienda di traslochi per Bergamo e Provincia, ci spiega come organizzarsi al meglio.

Quando: individuare il periodo migliore per il trasloco dell’ufficio

Ogni attività, commerciale o produttiva che sia, ha dei periodi – solitamente con una cadenza prevedibile – meno “caldi” di altri da un punto di vista di frenesia e quantità di lavoro.

Collocare il trasloco all’interno di questi momenti di relativa calma è sicuramente la strategia migliore. Traslocare in un periodo in cui il lavoro è abbastanza tranquillo o addirittura nella settimana di chiusura dell’azienda ridurrà al minimo l’incidenza del cambio sede sull’attività produttiva.

Chi: selezionare la ditta di traslochi

Il fatto di disporre di molte persone già retribuite che nei giorni del trasloco non avranno niente da fare potrebbe far pensare che sia una buona idea evitare di rivolgersi ad una ditta di traslochi e fare tutto in autonomia col proprio personale.

Terribile errore.

A fronte di un risparmio economico derivante dal mancato ingaggio della ditta di traslochi si darà vita ad un trasloco infinito, possibili danni causati dall’inesperienza e dalla disorganizzazione e uno scontento generale dei dipendenti che – a ragion veduta – lamenteranno di essere stati obbligati a fare un lavoro faticoso non di loro competenza. Per non parlare dell’eventualità di infortuni o di danni gravi a materiale di valore, per cui l’azienda di traslochi sarebbe stata assicurata.

Meglio quindi ingaggiare un professionista.

Cercare in internet può essere una buona idea, facendo attenzione all’impressione generale, alla quantità di servizi offerti e alla disponibilità di un ampio parco macchine, che possa soddisfare esigenze specifiche. Indispensabile che l’azienda di traslochi sia disposta ad inviare qualcuno presso le sedi aziendali (vecchia e nuova) per effettuare un preventivo gratuito, che tenga in considerazione eventuali problematiche che al vostro occhio inesperto potrebbero essere sfuggite

È inoltre importante contattare il fornitore prescelto per tempo, innanzitutto per assicurarsi la sua disponibilità nella data che avete scelto ed in secondo luogo per beneficiare fin da subito dei preziosi consigli che potrebbe darvi in fase di sopralluogo.

Aspetti organizzativi

Per ridurre al minimo i tempi di fermo la nuova sede deve essere allestita in ogni aspetto.

Non ci devono essere sorprese di nessun tipo (allacciamenti non ancora attivi, mobili che non corrispondono alle misure di destinazione) e questo è possibile solo con un’organizzazione meticolosa.

L’aver individuato una o più persone responsabili del trasloco farà sì che tutto proceda con facilità. Gli ambiti più rilevanti sono quello amministrativo (utenze, permessi, allacciamenti,…), informatico (movimentazione e messa in funzione di tutta l’infrastruttura tecnologica) e logistico/strategico (cosa va spostato, cosa va buttato, misure, eventuali lavori di tinteggiatura o ristrutturazione …).

L’ideale sarebbe incaricare una persona per ognuno di questi ambiti. Una segretaria fidata potrebbe essere la perfetta responsabile della gestione degli aspetti amministrativi. Il responsabile IT potrebbe supervisionare la movimentazione dell’infrastruttura informatica (e la sua presenza sarà richiesta anche nel corso del trasloco). Degli aspetti logistici (che comprendono anche una certa dose di discrezionalità) potrebbe occuparsi il titolare.

Per il giorno del trasloco tutto dovrà essere pronto, per cui è il caso di assicurarsi che eventuali lavori, consegne e allacciamenti avvengano qualche giorno prima della data prescelta, in modo tale da mettere in conto anche eventuali ritardi.

Imballo strategico

La strategia perfetta per un trasloco aziendale è quella di fare in modo di lavorare fino all’ultimo nella sede vecchia e di ricominciare il prima possibile in quella nuova.

Per fare ciò, ancora una volta, è necessario pianificare attentamente i tempi e le attività. Quali oggetti, elementi di arredo, strumenti non sono indispensabili all’attività lavorativa e quali lo sono?

Tutto ciò che è superfluo potrà essere imballato anche giorni prima dell’inizio del trasloco e disimballato per ultimo, mentre ciò che è indispensabile sarà l’ultimo a finire inscatolato e il primo ad essere aperto. Contrassegnare gli scatoloni con un codice di priorità (oltre alla descrizione del contenuto, che non dovrà mancare su nessuno scatolone) potrà aiutare nell’operazione.

La ditta di traslochi fornirà tutto l’occorrente per l’imballo e se lo riterrete opportuno potrà essa stessa provvedere alle operazioni di imballo e al disimballo.

Il giorno del trasloco

Un consiglio è quello di ridurre all’essenziale le persone presenti al trasloco, per non essere di intralcio alle operazioni. L’ideale è che siano presenti un supervisore (il titolare o una persona di fiducia che sappia dove vanno messe le varie cose) e il responsabile IT, che si assicurerà che le attrezzature informatiche vengano posizionate correttamente e trattate con la dovuta cura, cominciando appena possibile il montaggio e l’installazione di server, computer e quant’altro, in modo da consentire una rapida riprese delle attività lavorative.