Quando è necessario l’uso di un software per la fattura elettronica

Il ricorso a un software fattura elettronica rappresenta un grande aiuto per tutti coloro che non possono sottrarsi, dall’inizio del 2019, all’obbligo della fatturazione elettronica. Ma si tratta realmente di un “supplizio” come da molte parti si lascia intendere? O, forse, sarebbe conveniente passare a questo modus operandi anche se ufficialmente non si è tenuti a farlo? In primo luogo, vale la pena di sapere che da quando la e-fattura è stata estesa anche ai rapporti tra i privati, chi è escluso dall’obbligo di emissione, come i contribuenti che aderiscono al regime forfettario o al regime dei minimi, deve comunque tenere conto della ricezione delle fatture. Insomma, anche se le fatture devono essere solo ricevute, c’è bisogno di un programma ad hoc. Per di più, è facile immaginare che entro breve lo standard per la fatturazione elettronica riguarderà chiunque e non ci saranno più distinzioni.

La casella di posta elettronica certificata

Non è mai consigliabile dare ai fornitori l’indirizzo di posta elettronica certificata invece del codice identificativo, in quanto ciò finisce per rendere la procedura più elaborata. Quando si usa la pec, infatti, le fatture che si allegano devono essere salvate in seguito, e comunque la gestione è interamente manuale, non basata su una piattaforma unica e centralizzata. Insomma, meglio evitare la posta elettronica certificata, che per altro può dare origine a problemi quando l’amministrazione in azienda è gestita da soggetti diversi.

Il codice identificativo

Chi si avvicina per la prima volta a un software per la fattura elettronica potrebbe avere dei dubbi a proposito del cosiddetto Codice destinatario univoco, che rappresenta l’indirizzo virtuale indispensabile per la ricezione delle e-fatture. A differenza di ciò che il suo nome lascerebbe presupporre, il codice in questione non è univoco, dal momento che può capitare che aziende diverse o professionisti differenti ce l’abbiano uguale. Il motivo è presto detto: il codice non identifica l’attività che si svolge, ma è relativo al software fattura elettronica che si usa, e quindi è correlato alla piattaforma che smista le fatture e le consegna. Nel caso in cui prima del gennaio di quest’anno venissero impiegati gestionali diversi, i clienti hanno ricevuto dai programmi dei codici che devono essere comunicati ai fornitori. Il suggerimento degli addetti ai lavori, in ogni caso, è di fare riferimento a un codice solo, ovviamente quello del programma che viene impiegato più di frequente.

Come avviene la consegna delle fatture

I meccanismi alla base della fatturazione elettronica verso i privati sono in tutto e per tutto simili a quella verso la pubblica amministrazione. Non è difficile compilare le fatture in elettroniche, poiché non ci sono differenze rispetto alle modalità da seguire per quelle analogiche. Quel che cambia, in sostanza, è la disponibilità di programmi che consentono di accedere al sistema di interscambio per l’invio della fattura. Quest’ultima può essere solo in formato XML (non in formato DOC o in formato PDF, quindi) e include la firma digitale del mittente. Una volta che la fattura è stata recapitata al destinatario, vengono emesse una ricevuta per la consegna e una per l’accettazione. Ovviamente per compilare la fattura elettronica occorre sapere la partita Iva e la ragione sociale del destinatario. Il codice univoco, invece, in genere viene suggerito dal sistema dopo che è stata indicata la ragione sociale. In una sezione apposita è possibile specificare anche la data di scadenza, mentre chi lo desidera può allegare giustificativi di spese o altri tipi di file.

I rapporti con il commercialista

La fatturazione elettronica può essere monitorata in qualunque momento dal commercialista: nella maggior parte dei casi, infatti, i software di fatturazione elettronica mettono a disposizione un accesso dedicato al commercialista e anche i programmi che non hanno ancora implementato tale funzione sono in procinto di farlo.