Procedure ISO: perché sono importanti

Per riuscire ad ottenere la certificazione ISO 9001 per la propria azienda ci sono molte procedure da completare.

Ma prima di tutto dobbiamo spiegare cosa significa la parola procedura riferita alla certificazione ISO 9001.

In questo settore, per procedure ISO si intendono principalmente tre cose:

• le azioni eseguite durante l’orario lavorativo in azienda, che vengono monitorate e standardizzate dal Sistema di Gestione della Qualità;
• gli obiettivi da portare a termine nell’iter di certificazione per il certificato ISO 9001;
• le procedure come definizione dei documenti da preparare per inoltrare la richiesta di certificazione all’Ente Certificatore.

In questo articolo approfondiremo l’aspetto della documentazione, spiegando quali sono i documenti da redigere e come organizzarli.

Per chi è in procinto di preparare i documenti per la propria azienda ma non sa da dove cominciare, l’azienda Iso Fai Da Te è pronta a supportarvi in tutte le fasi per ottenere il certificato iso 9001.

Sarà possibile acquistare manuali di singole procedure ISO o interi kit contenenti istruzioni, video tutorial e linee guida che ti aiuteranno a redigere in autonomia i documenti di cui hai bisogno per certificare l’azienda.

Come organizzare la documentazione delle procedure ISO

Spesso, quando si parla di documenti delle procedure ISO, si pensa subito alla classica pila infinita di scartoffie, difficili da consultare e magari anche inutili.

Questo accade perché, nella maggior parte dei casi, le aziende documentano troppo e male i Sistemi di Gestione della Qualità.

Ma quando si redige la documentazione dell’SGQ ci si dovrebbe concentrare sulla qualità e sull’efficienza, non sulla quantità, in modo da creare documenti coerenti alla propria attività.

Così facendo, sarà possibile verificare i vantaggi che questa documentazione può offrire, ovvero una struttura chiara e comprensibile delle mansioni che si occupa di svolgere l’azienda e dell’SGQ e delle prove che possono appurare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

La documentazione ISO contiene varie tipologie di documenti che devono essere redatti in un certo ordine.

Solitamente, l’ordine dei documenti è il seguente:

• il manuale della qualità,
• la politica della qualità,
• le procedure della qualità,
• le istruzioni di lavoro.

Tuttavia, la ISO 9001 è una normativa piuttosto flessibile, infatti l’azienda può decidere come gestire le informazioni da documentare, come ad esempio un’impresa di dimensioni modeste ha la possibilità di includere tutte le procedure ISO all’interno del manuale di qualità.

Le direttive della norma ISO 10013:2001 (Linee guida per la documentazione dei sistemi di gestione per la qualità) sono delle istruzioni efficaci per preparare i propri documenti nel modo più completo possibile, evitando però passaggi poco utili.

Il primo documento è il manuale della qualità che, come già anticipato, può essere strutturato diversamente a seconda delle dimensioni dell’impresa e della complessità dei processi.

In ogni caso, il manuale della qualità deve contenere il campo di applicazione del SGQ, il modello dei processi aziendali ed i riferimenti dei documenti citati.

Il secondo documento è la politica della qualità, che definisce gli obiettivi della qualità, ossia lo scopo e le finalità verso cui tende l’impresa, che dovrebbero essere il miglioramento continuo e l’organizzazione della qualità.

La politica di un’azienda è di solito usata anche per scopi promozionali nel sito web e nella sede.

Le procedure della qualità possono invece essere preparate in vari formati oltre a quello scritto, magari utilizzando anche tabelle e diagrammi di flusso.

Le procedure devono comunque contenere un titolo, uno scopo, un campo di applicazione, le responsabilità di tutte le persone coinvolte e, soprattutto, la descrizione delle attività, la parte centrale della procedura che la descrive nei dettagli.

Infine, per quanto riguarda le istruzioni di lavoro, avendo una struttura molto simile a quella delle procedure, possono anche farne parte oppure essere citate nelle procedure della qualità.

Strutturare la documentazione secondo le esigenze della propria azienda è dunque fondamentale per il corretto funzionamento dell’SGQ.