Come Gestire al Meglio la Mail

Per utilizzare al meglio la mail esistono alcune tecniche ed alcuni tool che possono aiutare l’utente a gestire al meglio il proprio flusso di mail incrementando la produttività nell’utilizzo di uno strumento ormai fondamentale nella vita di ufficio.  In questo post parliamo della tecnica Inbox zero (e di come io la utilizzo) e del tool Unroll.

 

La tecnica Inbox Zero

La tecnica Inbox Zero è stata sviluppata per sopperire all’overload di mail che incidono negativamente sulla produttività. Questa tecnica non consiste nello svuotare costantemente la casella di posta ma nel gestire le mail con regolarità, minimizzando il tempo da dedicare alla consultazione delle stesse. Alla gestione della mail si applicano una serie di step pratici ed operativi per pulire ed ottimizzare il flusso di mail:

• elimina subito le mail inutili (se sono troppe valutare di eliminare newsletter inutili o raggrupparle come spigo più avanti);
• inoltra le mail che non devono essere gestite direttamente;
• posticipa le mail da lavorare con calma quando si ha il tempo necessario creando un’apposita etichetta (da fare o to do, ecc.);
• esegui direttamente le mail che possono essere lavorate velocemente e che non richiedono un impegno particolare.

 

Questi quattro punti base possono essere personalizzati in base alle proprie esigenze. Personalmente le mail le gestisco nel seguente modo:

• Quando leggo le mail sullo smartphone pulisco la casella eliminando le mail inutili;
• Sempre da smartphone inoltro le mail che non devo gestire direttamente;
• Archivio con un’etichetta (da fare) le mail che devo lavorare in ufficio;
• Rispondo in mobilità a tutte le mail che necessitano di risposte sintetiche.

In ufficio, in base alle mie esigenze ed ai flussi di mail, dedico parte della tarda mattinata (prima di pranzo)  ed il pomeriggio inoltrato (ultime ore di lavoro) alla gestione delle mail che devo lavorare in ufficio. In questo modo ho il tempo necessario per gli altri compiti da svolgere.

Sull’Inbox Zero vi lascio un video sintetico e divertente di Marco Camisani Calzolari che spiega come gestire al meglio le mail

 

Inbox di Google

A questi punti aggiungo uno strumento che trovo molto utile ed introdotto da Google: con Inbox di Google utilizzo la funzione per posticipare la mail che non devo lavorare con urgenza ma ad una determinata scadenza. In questo caso Inbox mi riporta in automatico nella casella Inbox le email che avevo differito giorni prima…

 

Utilizzare al meglio la mail filtrando le newsletter

Negli anni si accumulano iscrizioni a newsletter, mailing list e spesso non si ha il tempo o la voglia di leggerle perchè, anche se interessanti, sono state recapitate in un momento sbagliato. Per non perdersi un articolo interessante ricevuto in una newsletter sfogliata approssimativamente e velocemente può essere utile utilizzare Unroll, uno strumento che raggruppa le mail in un’unica mail riepilogativa da ricevere quando si vuole

Con Unroll il carico di email che ricevi quotidianamente può essere organizzato. Una volta registrati al servizio gratuito, sarà possibile analizzare le proprie newsletter. Il servizio consente di scegliere tra tre opzioni per ogni newsletter identificata:

• Inbox: consente di continuare a ricevere le mail in modo ordinario
• Unroll: consente di raggruppare le mail e di raggrupparle in un unico invio
• Unsubscribe: consente di non ricevere più quelle mail

Con la funzione Unroll la mail vengono inviate, in base alla scelta dell’utente o al mattino o nel pomeriggio o in serata. Il servizio, che utilizzo da qualche settimana, è davvero semplice e basta impostarlo per ricevere quotidianamente la mail riepilogativa quando si desidera.

In questo post ho raccontato le soluzioni che personalmente utilizzo. Ovviamente sono curioso di conoscere altre soluzioni e strumenti che voi utilizzate per gestire al meglio le email.