In tema di fattura elettronica interviene nuovamente l’agenzia delle entrate con la circolare 18/E che evidenzia gli elementi caratterizzanti della fattura elettronica. Dallo scorso 6 giugno la fattura elettronica rappresenta l’unico strumento di fatturazione per imprese e professionisti nei confornti delle pubbliche amministrazioni centrali. L’obbligo di emissione sarà esteso a tutti gli enti pubblici entro il prossimo 31/03/2015.
Fattura eletronica – photo credit: Stuck in Customs
Quando si parla di fatturazione elettronica
La circolare dell’agenzia delle entrate, che offre anche risposte in tema di fatturazione ed IVA, si focalizza nella prima parte sul concetto di fattura elettronica che si distingue da quella cartacea in base al formato di trasmissione: la fattura elettronica deve essere obbligatoriamente trasmessa in formato elettronico, come flusso di dati. Per chiarire il concetto:
- non è fattura elettronica un documento originato in formato informatico ma trasmesso con modalità cartacee.
- è fattura elettronica le fatture che nonostante siano originate in formato cartaceo vengono trasformate in un documento informatico File .xml) e trasmesse telematicamente
Fattore discriminante per la fattura elettronica è il formato di trasmissione.
Caratteristiche della fattura elettronica
La circolare riepiloga gli elementi essenziali della fattura eletronica:
- Autenticità dell’orgine: la certezza dell’identità del soggetto emittente;
- Integrità del contenuto: il documento non deve essere modificabile;
- Leggibilità: i documenti devono poter essere disponibili prontamente per l’uomo e sia possibile verificare la mancanza di alterazioni.
La scelta delle modalità che garantiscano i requisiti della fattura elettronica e rimandata al soggetto emittente che potrà:
- utilizzare appositi sistemi di controllo di gestione in grado di documentare passo passo il ciclo di un’operazione (dall’ordine all’accredito delle somme);
- utilizzare sistemi di firma elettronica qualificata o digitale;
- utilizzare sistemi EDI (electronic data interchanghe) che garantiscono lo scambio di informazioni.
Le fatture emesse devono essere conservate in modalità elettronica dal soggetto emittente. Il destinatario, che non vuole ricorrere alla conservazione sostitutiva, tramite la stampa del documento non accettano la fattura elettronica che per loro diventa la copia analogica di un documento informatico. Maggiori dettagli sono riepilogati nella circolare in allegato.
