Il formato pdf rappresenta uno standard affermato per la diffusione dei contenuti via web. Anche la Pubblica amministrazione ne fa un grande uso riconoscendolo come standard per la trasmissione di pratiche telematiche.
Le caratteristiche dei pdf per la pubblica amministrazione
I file pdf per la pubblica amministrazione, in conformità con gli standard dell’ex CNIPA (ora DIGITPA), richiedono alcune caratteristiche che ne consentano la conservazione nel lungo periodo. Ecco che nasce il PDF/A. Tra le caratteristiche di questa tipologia di file abbiamo:
- assenza di collegamenti esterni
- assenza di codici eseguibili quali javascript ecc.
- assenza di contenuti crittografati
Queste carattestiche rendono il file indipendente da codici e collegamenti esterni che ne possono alterare l’integrità e l’uniformità nel lungo periodo.
Creare pdf/a rapidamente con pdf Creator
Creare i file pdf/a è molto semplice: è necessario solo installare (per chi ancora non l’avesse) il software pdf creator. Personalmente, in seguito a problemi con vecchie versioni, consiglio di scaricare una versione aggiornata di questo software open source che gestisce nel migliore dei modi la creazione di file in formato pdf/a.
Pdf Creator è un software che installa una stampante virtuale in grado di generare file pdf da qualsiasi applicazione. La creazione di documenti nel particolare formato pdf/A richiede solo una piccola attenzione in fase di creazione del pdf. I passi da seguire:
- scaricare ed installare pdf creator. Se già lo usi (in versione aggiornata) puoi passare allo step successivo;
- aprire il documento da convertire in pdf/a con il software che lo ha creato;
- scegliere la stampante PDF Creator in fase di stampa del documento;
- selezionare la voce opzioni;
- cliccare sulla voce salvataggio;
- scegliere il formato pdf/a-1b (questo è il nome completo del formato richiesto dalla PA);
- salvare il file nel nuovo formato;
Oltre a pdf creator ci sono altre soluzioni gratuite (utilizzo di open office) o a pagamento con i principali software in grado di gestire i file in formato pdf. Personalmente credo che pdf creator sia da preferire per la velocità di creazione, la facilità di installazione e la semplicità di utilizzo.
