Nella vita di ufficio è spesso necessario organizzare e gestire i flussi di posta in entrata per settore o per persone. Ad esempio la posta di un determinato cliente deve essere letta da uno specifico collaboratore, mentre la newsletter degli aggiornamenti deve essere inoltrata a tutti i collaboratori che avranno la possibilità di seguire le novità di loro competenza.
Per gestire i flussi in entrata e smistare la posta elettronica in modo del tutto automatico basta utilizzare Gmail che, grazie alla funzione di inoltro e l’utilizzo dei filtri, rende agevole lo smistamento della posta elettronica.
Impostare la mail destinataria degli inoltri
La prima cosa da fare è la configurazione dell’account a cui destinare la posta. La procedura è molto semplice:
- accedere in Gmail
- Cliccare su Impostazioni
- Selezionare la scheda Inoltro, quindi scegliere Inoltro POP IMAP
- Nella sezione Inoltro impostare la mail che leggerà i messaggi e selezioanre tra le altre opzioni se lasciare o meno una copia nella posta principale o meno.
A questo punto Google manderà un codice di attivazione alla mail appena inserita. Basterà inserire il codice ricevuto dal vostro collaboratore nello spazio verifica codice ed il primo passo è completato.
Impostare un filtro GMAIL
La seconda parte della procedura consiste nella creazione di un filtro Gmail. I filtri Gmail consentono di gestiore la posta in entrata ed offrono numerose funzionalità: applicare un’etichetta, evitare che siano indicati come spam, segnare come già letti e, quella che useremo nel nstro caso, inoltrare i messaggi di posta ad un destinatario in base al mittente o ad altri fattori.
I passi da seguire sono:
- Cliccare su Crea un filtro presente in alto vicino alla ricerca di GMAIL
- Scegliere il criterio di filtro da utilizzare: in base al mittente, l’oggetto ecc.
- Effettuare una ricerca di prova che consenta di testare i messaggi che da questo momento in poi saranno inoltrati (il filtro non ha funzionalità retroattive)
- Nella scheda Azioni scegliere la voce inoltra selezionando nel menu a discesa l’indirizzo email della persona che riceverà il messaggio
Conclusa anche questa seconda fase i messaggi saranno automaticamente inoltrati in fase di ricevimento da Gmail verso gli indirizzi impostati nei filtri di Gmail
La funzione Filtri di Gmail offre molteplici altre funzioni che possono aiutare imprenditori e professionsti ad organizzare meglio il proprio lavoro.
