Come Creare pdf/a per Civis

L’agenzia delle entrate sta investendo molte risorse su CIVIS, lo sportello virtuale per l’assistenza ai contribuenti ed agli intermediari.

Per inviare le pratiche è necessario creare dei particolari file pdf/a per CIVIS che hanno alcune caratteristiche tecniche che consentono la sua conservazione digitale senza possiblità di modifica.

Vediamo Insieme come generare pdf nel formato giusto con pochi passaggi.

Da Pdf a Pdf/A per CIVIS

Il formato pdf/a (portable Document Format – Archiving) richiesto dall’applicazione CIVIS è un file che può essere facilmente archiviato e conservato digitalmente, garantendo facilità di accesso in qualsiasi momento ed integrità del contenuto nel lungo periodo.

In termini tecnici PDF/A è una sottocategoria dei file PDF creata per garantire la conservazione documentale del file su supporti digitali nel lungo periodo. Questi file hanno alcune caratteristiche che li contraddistinguono dai tradizionali PDF:

• Sono visualizzabili solo come sono stati creati senza possibilità di modifiche
• Non possono essere crittografati
• Non è possibile aggiungere collegamenti a risorse esterne (link o javascript)

Software pdf/a gratuito? Basta Open Office

Una delle soluzioni più semplici per creare pdf/a idonei ad essere inviati all’agenzia delle entrate anche tramite il servizio CIVIS, si basa sulla suite per ufficio gratuita Open Office.

Vediamo come procedere in pochi semplici passaggi

1. Scaricare Open Office dal sito del produttore
2. Creare il documento nel formato desiderato utilizzando i diversi applicativi (software per testi, fogli di calcolo)
3. Selezionare dal menu File dell’applicazione la Voce Esporta in Pdf

   Procedura esportazione Pdf con Open Office

4. Dal menu opzioni Pdf flaggare l’apposita casella PDF/a-1a

5. Scelta del formato pdf/a per Civis

In questo modo il file pdf è pronto per la trasmissione.

Ma nella maggior parte dei casi il file su cui lavorare è già in formato pdf ed è necessario convertirlo nel formato giusto. Anche in questo caso con open Office è possibile ottenere il risultato sperato.

Convertire Pdf in Pdfa con Open Office

Sempre con Open Office possiamo convertire i file pdf nel formato giusto con l’ausilio di una estensione dello software. L’estensione da installare di chiama PDF import (per problemi di installazione con open office 4 provare questa versione).

Una volta scaricata ed installata l’estensione la procedura è molto semplice

1. Aprire da Open Office l’applicazione Open Office DRAW;
2. Aprire il file nel formato Pdf non conforme agli standard (menu – file – apri)
3. Procedere con l’esportazione in pdf/a come visto ai punti 3 e 4 del precedente elenco.

Seguendo i passaggi di questa guida sarà possibile creare pdf/a pronti per la trasmissione col servizio Agenzia Entrate Civis.

Creare PDF/A per CIVIS con PDF Creator

PdfCreator è il software per la generazione dei PDF utilizzati dalla maggior parte dei professionisti per la creazione di pdf/a per il disbrigo delle pratiche. La generazione dei file per CIVIS ha qualche complessità in più.

Vediamo come generare correttamente i pdf in pochi passi:

1. Creare il pdf utilizzando PDF creator
2. Tra le impostazioni, nel menu salva scegliere l’opzione PDF/X
3. completare il salvataggio del file

Il file generato da PDF creator dovrà essere validato utilizzando la funzione prevista da Civis.

In fase di verifica, Civis ci dirà che il file non è conforma agli  standard richiesti e ei chiederà di convertirlo. Il file PDF/X creato con PDF Creator sarà correttamente gestito dalla procedura di conversione di CIVIS che creerà un file conforme agli standard previsti dalla piattaforma dell’Agenzia delle Entrate.

Tali file potranno essere trasmessi regolarmente.