Archiviare documenti particolari

La gran parte delle aziende oggi ha l’obbligo di archiviare buona parte dei documenti prodotti e ricevuti. Si parte dalle classiche fatture, per poi arrivare fino a documenti molto particolari, come ad esempio avviene per le cartelle cliniche, per le fatture dei fornitori o per tutto ciò che riguarda la gestione di un magazzino o la fiscalità. Una buona fetta dei documenti vengono archiviati in formato digitale, questo permette di limitare lo spazio occupato da un archivio, ma è anche un’opportunità per creare un archivio funzionale e facile da utilizzare. Per quanto concerne l’archiviazione fisica e digitale cartelle cliniche le problematiche che si presentano riguardano non solo l’effettivo metodo di archiviazione, ma anche la confidenzialità dei dati contenuti nei documenti.

Le problematiche nell’archiviazione delle cartelle cliniche

Partiamo dal presupposto che non tutti gli ospedali, le cliniche e i centri diagnostici hanno le competenze e la possibilità di archiviare le cartelle cliniche in modo corretto ed efficiente. Oggi alcune di queste realtà si affidano a consulenti esterni, in grado di dare vita a d un archivio di facile utilizzo, in perfetta sintonia con le vigenti leggi. Le problematiche che si presentano nel momento in cui si devono archiviare le cartelle cliniche sono di vario genere. A partire dal fatto che non tutti questi documenti possono essere archiviati in formato digitale. Spesso è infatti necessario correlare al file anche documenti cartacei, come ad esempio i referti diagnostici. Solitamente si procede alla digitalizzazione dei documenti cartacei, o comunque in formato fisico, che vanno però poi conservati in appositi contenitori, che consentono di preservarli nel tempo. È importante anche avere la consapevolezza del fatto che la documentazione clinica che riguarda i singoli pazienti deve essere gestita ricorrendo a tutti gli accorgimenti necessari a tutelarne la riservatezza.

Accedere all’archivio delle cartelle cliniche

Proprio quanto riguarda l’ultimo concetto sopra espresso rappresenta anche la parte più complessa per quanto riguarda l’archiviazione delle cartelle cliniche. Il rispetto della privacy di ogni singolo paziente porta alla necessità di consentire l’accesso ai dati solo da parte di coloro che sono muniti delle apposite credenziali. Il personale medico deve però poter consultare la documentazione ogni volta che questo sia necessario, possibilmente dalla propria postazione lavorativa. Per questo oggi si tende a creare, anche per i documenti originalmente solo in formato fisico, una copia digitale. Solo così si dà la possibilità al medico di visionare tutto ciò che riguarda il paziente, ogni volta che questo sia necessario. Inoltre si rende possibile per il paziente richiedere una copia della cartella clinica che lo riguarda, comprensiva di esami diagnostici e referti di vario genere.

Conservare nel tempo

Un elemento importante degli archivi di materiale particolare riguarda anche la necessità di conservarlo nel tempo. Se per quanto riguarda documenti quali fatture e questioni fiscali si tratta di seguire le vigenti norme, che ne prevedono la conservazione per un minimo di 10 anni, per ciò che concerne le cartelle cliniche, o documenti particolari di altro genere, è importante ricorrere a una periodica pulizia dell’archivio. Senza per questo andare a scartare documenti che possono ancora essere utili. Questo tipo di attività deve essere svolta da chi conosce le specifiche problematiche, per poter scartare i documenti realmente obsoleti, conservando invece tutti quelli ancora utili, seppur datati.